Pendahuluan HRIS

Bab ini memberikan gambaran awal mengenai Human Resource Information System (HRIS), tujuan penggunaannya, cara mengakses sistem, serta ketentuan dasar sebelum pengguna mulai menggunakan menu-menu yang tersedia di aplikasi.

1.1 Apa Itu HRIS

Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk mendukung pengelolaan administrasi sumber daya manusia secara terpusat. Melalui HRIS, data karyawan, kehadiran, cuti dan izin, penggajian, kontrak kerja, pengumuman, serta data pendukung lain dapat dikelola dalam satu aplikasi yang saling terhubung.

Dalam konteks Era Bangun Group, HRIS berfungsi sebagai media kerja utama bagi tim HR, atasan, admin, dan pengguna terkait untuk memastikan data karyawan lebih mudah dipantau, diproses, serta ditelusuri kembali saat diperlukan.

1.2 Tujuan Penggunaan HRIS

Penggunaan HRIS bertujuan untuk meningkatkan ketertiban administrasi HR, mempercepat proses operasional, dan mengurangi ketergantungan terhadap pencatatan manual. Sistem ini juga membantu perusahaan menjaga konsistensi data antar modul.

·        Memusatkan data karyawan dan informasi ketenagakerjaan dalam satu sistem.

·        Menyediakan data kehadiran, cuti, izin, kontrak, dan penggajian yang dapat dipantau secara lebih terstruktur.

·        Mempermudah proses approval dan tindak lanjut data operasional HR.

·        Mendukung penyusunan laporan HR berdasarkan data yang tersimpan di sistem.

·        Mengurangi risiko duplikasi, kehilangan, atau perbedaan versi data.

1.3 Ruang Lingkup User Guide

Dokumen ini menjelaskan penggunaan HRIS dari sisi pengguna aplikasi. Pembahasan berfokus pada fungsi menu, komponen halaman, tombol aksi, filter, tabel data, form input, serta alur dasar yang perlu dipahami saat menggunakan sistem.

User guide ini tidak membahas konfigurasi teknis server, struktur database, integrasi backend, maupun perubahan kode aplikasi. Pembahasan teknis hanya disampaikan apabila diperlukan untuk menjelaskan perilaku sistem dari sisi pengguna.

1.4 Prasyarat Penggunaan

Sebelum mengakses HRIS, pengguna perlu memastikan beberapa prasyarat berikut telah terpenuhi.

·        Pengguna memiliki akun HRIS yang masih aktif dan telah diberikan oleh HR atau IT.

·        Pengguna mengetahui username atau NIK yang digunakan untuk login.

·        Pengguna memiliki password yang benar dan tidak membagikannya kepada pihak lain.

·        Perangkat terhubung ke jaringan internet yang stabil.

·        Browser yang digunakan sudah diperbarui, misalnya Google Chrome, Microsoft Edge, atau browser lain yang kompatibel.

1.5 Cara Mengakses HRIS

HRIS dapat diakses melalui browser menggunakan alamat resmi aplikasi berikut:

URL HRIS: https://hris.apps.erabangun.co.id/login

Pastikan alamat yang dibuka sesuai dengan URL resmi tersebut. Apabila halaman tidak dapat diakses, periksa kembali koneksi internet, penulisan alamat, atau hubungi tim IT untuk validasi akses.

Catatan akses: Gunakan hanya alamat resmi HRIS Era Bangun Group. Hindari memasukkan username dan password pada halaman lain yang tidak dapat dipastikan keabsahannya.

1.6 Login ke Sistem

Setelah halaman login terbuka, pengguna dapat masuk ke sistem dengan langkah berikut.

1.     Masukkan username atau NIK pada kolom Username.

2.     Masukkan password pada kolom Password.

3.     Klik tombol Login untuk memproses autentikasi.

4.     Apabila data login benar, sistem akan mengarahkan pengguna ke halaman Dashboard.

5.     Apabila login gagal, pastikan username dan password sudah benar. Jika kendala berulang, hubungi HR atau IT untuk pengecekan akun.

Gambar 1. Halaman Login HRIS

1.7 Akses Aplikasi Android

Pada halaman login tersedia tombol Download Aplikasi Android. Tombol ini digunakan untuk mengunduh aplikasi HRIS/ABSEN HRIS pada perangkat Android apabila perusahaan menyediakan akses aplikasi mobile kepada pengguna.

Penggunaan aplikasi Android mengikuti ketentuan akses yang sama dengan aplikasi web, yaitu menggunakan akun yang telah diberikan oleh perusahaan dan hanya digunakan oleh pemilik akun.

1.8 Ketentuan Keamanan Akun

Akun HRIS bersifat personal dan digunakan untuk mengakses data perusahaan. Oleh karena itu, pengguna wajib menjaga keamanan akun dengan ketentuan berikut.

·        Tidak membagikan username dan password kepada pengguna lain.

·        Tidak menyimpan password pada perangkat bersama tanpa pengamanan yang memadai.

·        Melakukan logout setelah selesai menggunakan HRIS, terutama pada perangkat yang digunakan bersama.

·        Segera melapor kepada HR atau IT apabila mencurigai adanya penyalahgunaan akun.

·        Menggunakan data dalam HRIS hanya untuk kebutuhan pekerjaan sesuai kewenangan yang diberikan.

1.9 Alur Umum Setelah Login

Setelah berhasil login, pengguna akan diarahkan ke halaman Dashboard. Dari halaman tersebut, pengguna dapat memilih menu pada sidebar sesuai hak akses masing-masing, misalnya Karyawan, Cuti & Izin, Kehadiran, Penggajian, Konfigurasi, Kalender Kerja, Recruitment, Announcement, dan Suggestion.

Setiap menu dijelaskan pada bab berikutnya dengan pola yang konsisten: deskripsi fungsi, komponen halaman, filter atau form yang tersedia, tombol aksi, serta catatan penggunaan yang perlu diperhatikan oleh pengguna.